Hilfe durch Muster: Geschäftsbriefe einfach schreiben

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Als Unternehmer hat man vielfältige Aufgaben. Neben dem eigentlichen Geschäftsbetrieb gehört heute auch ein großer Anteil an administrativen Aufgaben mit dazu. Und für die Unternehmenskommunikation sind feste Vorgaben und Regeln unbedingte Voraussetzung, da ansonsten schnell nach außen ein nachteiliger Eindruck vom Unternehmen entstehen kann.

Von daher ist es wichtig, feste Prozesse für die Kommunikation festzulegen, aber eine rein theoretische Herangehensweise wird hier keinen Erfolg bringen, sondern diese muss mit Material und Beispielen untermauert werden wie einem Muster. Geschäftsbriefe sind dafür ein gern genommener Bereich, da es eine Vielzahl von Geschäftsbriefen gibt, die alle auch wiederum rechtliche Auswirkungen haben.

Ein Geschäftsbrief ist jedes Schriftstück, das ein Unternehmen verlässt, und dabei ist es egal, über welches Medium dieses kommuniziert wird. Wenn Sie ein Fax versenden, ist dies ein Geschäftsbrief. Wenn Sie ein Angebot per Brief versenden, ist dies ein Geschäftsbrief, und selbst eine Email ist ein Geschäftsbrief und unterliegt den gleichen strengen Regeln wie die andere Unternehmenskommunikation auch. So müssen auch Emails schon seit dem 01.01.2007 mit ausführlichen Pflichtangaben versehen werden, zu denen alle Unternehmensangaben gehören, die auch auf Ihrem Briefpapier aufgeführt sind. Eine Email muss somit die komplette und korrekte Firmierung gemäß Handelsregistereintragung, den Rechtsformzusatz, die genaue Anschrift, das Registergericht und die -nummer sowie die vollständigen Namen aller Geschäftsführer enthalten. Diese Auflistung ist nur beispielhaft und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sondern soll nur verdeutlichen, was alles in einen Geschäftsbrief gehört.

Muster Geschäftsbriefe können einen Großteil der Arbeit abnehmen, denn Angebote, Rechnungen oder sonstige Unternehmenskommunikation ist oft sehr ähnlich aufgebaut und lässt sich entsprechend standardisieren und dadurch der eigentliche Bearbeitungsaufwand verringern. Und dies gilt für alle Formen der Unternehmenskommunikation und über alle Wege und ist unabhängig davon, ob ein Brief, ein Fax oder eine Email verschickt wird. Bild: Petra Bork  / pixelio.de

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